Tahapan Prosedur Pengurusan dan Penerbitan Sertifikat Tanah

Tentang prosedur pengurusan dan penerbitan sertifikat sebetulnya sudah diatur dalam PP No. 10 tahun 1961 beserta peraturan-peraturan pelaksanaannya. Menurut ketentuan tersebut seseorang dalam mengurus sertifikatnya harus melewati 3 tahap sebagai berikut:

Tahap 1: Permohonan hak

Pemohon sertifikat hak atas tanah dibagi menjadi 4 golongan, dan masing-masing diharuskan memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut: 

1. Penerima Hak, yaitu para penerima hak atas tanah Negara berdasarkan Surat Keputusan pemberian hak yang dikeluarkan pemerintah, yang dalam hal ini Direktur Jenderal Agraria atau pejabat yang ditunjuk. Bagi pemohon ini diharuskan melengkapi syarat:

• Asli Surat Keputusan Pemberian hak atas tanah yang bersangkutan. 
• Tanda lunas pembayaran uang pemasukan yang besarnya telah ditentukan dalam Surat Keputusan pemberian hak atas tanah tersebut.

2. Para Ahli Waris, yaitu mereka yang menerima warisan tanah, baik tanah bekas hak milik adat, ataupun hak-hak lain. Bagi pemohon ini diharuskan melengkapi syarat:

• Surat tanda bukti hak atas tanah, yang berupa sertifikat hak tanah yang bersangkutan.
• Bila tanah tersebut sebelumnya belum ada sertifikatnya, maka harus disertakan surat tanda bukti tanah lainnya, seperti surat pajak hasil bumi, petok D lama atau perponding lama Indonesia dan segel-segel lama, atau surat keputusan penegasan atau pemberian hak dari instansi yang berwenang.
• Surat Keterangan kepala desa yang dikuatkan oleh camat yang membenarkan surat tanda bukti hak tersebut. 
• Surat keterangan waris dari instansi yang berwenang
• Surat Pernyataan tentang jumlah tanah yang telah dimiliki.
• Turunan surat keterangan WNI yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
• Keterangan pelunasan pajak tanah sampai saat meninggalnya pewaris.
• Izin peralihan hak jika hal ini disyaratkan. 

3. Cara pemilik tanah, yaitu mereka yang mempunyai tanah dari jual-beli, hibah, lelang, konversi hak, dan sebagainya. Bagi pemohon ini diharuskan memenuhi syarat:

Bila tanahnya berasal dari jual beli dan hibah:

• Akta jual beli atau hibah dari PPAT. 
• Sertifikat tanah yang bersangkutan.
• Bila tanah tersebut sebelumnya belum ada hasil bumi atau petok D lama atau perponding lama Indonesia dan segel-segel lama, atau surat sertifikatnya, maka harus disertakan surat tanda bukti tanah lainnya, seperti surat pajak keputusan penegasan atau pemberian hak dari instansi yang berwenang.
• Surat keterangan dari kepala desa yang dikuatkan oleh camat yang membenarkan surat tanda bukti hak tersebut.
• Surat pernyataan tentang jumlah tanah yang telah dimiliki. 
• Turunan surat keterangan WNI yang telah disahkan oleh pejabat berwenang.
• Izin peralihan hak jika hal ini disyaratkan.

Bila tanahnya berasal dari lelang: 

• Kutipan autentik berita acara lelang dari kantor lelang. 
• Sertifikat tanah yang bersangkutan atau tanda bukti hak atas tanah lainnya dan dikuatkan oleh camat. 
• Surat pernyataan tentang jumlah tanah yang telah dimiliki.
• Keterangan pelunasan atau bukti lunas pajak tanah yang bersangkutan.
• Turunan surat keterangan WNI yang telah disahkan oleh pejabat berwenang.
• Surat keterangan pendaftaran tanah (SKPT) yang diminta sebelum lelang.

Bila tanahnya berasal dari konversi tanah adat, maka syarat-syaratnya adalah:

Bagi daerah yang sebelum UUPA sudah dipungut pajak:

• Surat pajak hasil bumi atau petok D lama, perponding Indonesia dan segel-segel lama.
• Keputusan penegasan atau pemberian hak dari instansi yang berwenang.
• Surat asli jual-beli, hibah, tukar-menukar, dan sebagainya.
• Surat kepala desa yang dikuatkan oleh camat yang membenarkan isi keterangan-keterangan tentang tanah yang bersangkutan.
• Surat pernyataan yang berisi bahwa tanah tersebut tidak berada dalam sengketa dan tidak dijadikan tanggungan hutang serta sejak kapan dimiliki.

Bagi daerah yang sebelum UUPA belum dipungut pajak:

• Keputusan penegasan atau pemberian hak dari instansi yang berwenang. 
• Surat asli jual beli, hibah, tukar menukar, dan sebagainya yang diketahui atau dibuat oleh kepala desa atau pejabat setingkat.
• Surat kepala desa yang dikuatkan oleh camat yang membenarkan isi keterangan keterangan tentang tanah yang bersangkutan.
• Surat pernyataan yang berisi bahwa tanah tersebut tidak berada dalam sengketa dan tidak dijadikan tanggungan utang serta sejak kapan dimiliki.

Bila tanahnya berasal dari konversi tanah hak barat, misalnya eks tanah hak eigendom, syarat-syaratnya adalah:

• Grosse akta.
• Surat Ukur. 
• Turunan surat keterangan WNI yang disahkan oleh pejabat berwenang. 
• Kuasa konversi, bila pengonversian itu dikuasakan.
• Surat pernyataan pemilik yang berisi bahwa tanah tersebut tidak berada dalam sengketa, tidak dijadikan tanggungan utang, sejak kapan dimiliki, dan belum pernah dialihkan atau diberikan dengan sesuatu hak kepada pihak lain.

Pemilik sertifikat hak tanah yang hilang atau rusak. Bagi pemohon diharuskan memenuhi syarat: 

• Surat keterangan kepolisian tentang hilangnya sertifikat tanah tersebut.
• Mengumumkan tentang hilangnya sertifikat tanah tersebut dalam Berita Negara atau harian setempat. 
• Bagi pemohon yang sertifikatnya rusak, diharuskan menyerahkan kembali sertifikat hak atas tanah yang telah rusak tersebut. Dan menyertakan semua keterangan di atas untuk mengklarifikasi data guna kepastian hukum atas subjek yang menjadi pemegang hak dan objek haknya. Bila keterangan keterangan tersebut terpenuhi dan tidak ada keberatan-keberatan pihak lain, maka pengurusan sudah dapat dilanjutkan ketahap selanjutnya.

Tahap 2: Pengukuran dan Pendaftaran hak

Setelah seluruh berkas permohonan dilengkapi dan diserahkan ke Kantor Pertanahan setempat, maka proses selanjutnya di kantor pertanahan adalah pengukuran, pemetaan, dan pendaftaran haknya. Bila pengukuran, pemetaan, dan pendaftaran itu untuk pertama kalinya, maka ini disebut sebagai dasar permulaan atau opzet, dan bila kegiatan itu berupa perubahan-perubahan mengenai tanahnya karena penggabungan atau pemisahan, maka kegiatan itu disebut sebagai dasar pemeliharaan atau bijhouding.

Untuk keperluan penyelenggaraan tata usaha pendaftaran tanah tersebut dipergunakan 4 (empat) macam data yaitu:

1. Daftar tanah;
2. Daftar buku tanah;
3. Daftar surat ukur; dan
4. Daftar nama. 

Untuk kegiatan-kegiatan pengukuran, pemetaan dan lain sebagainya itu harus diumumkan terlebih dahulu, dan kegiatan-kegiatan tersebut akan dilakukan setelah tenggang waktu pengumuman itu berakhir dan tidak ada keberatan dari pihak mana pun.

Untuk pemohon ahli waris dan pemilik tanah, pengumumannya diletakkan di kantor desa dan kantor kecamatan selama 2 bulan. Untuk pemohon yang sertifikatnya rusak atau hilang, pengumumannya dilakukan lewat surat kabar setempat atau Berita Negara sebanyak 2 kali pengumuman dengan tenggang waktu satu bulan. 

Dalam pelaksanaan pengukuran, karena pada prinsipnya akan ditetapkan batas-batas tanah, maka selain pemilik tanah yang memohon, perlu hadir dan menyaksikan juga adalah pemilik tanah yang berbatasan dengannya. Pengukuran tanah dilakukan oleh juru ukur dan hasilnya akan dipetakan dan dibuatkan surat ukur dan gambar situasinya.

Atas bidang-bidang tanah yang telah diukur tersebut kemudian ditetapkan subjek haknya, kemudian haknya dibukukan dalam daftar buku tanah dari desa yang bersangkutan. Daftar buku tanah terdiri atas kumpulan buku tanah yang dijilid, satu buku tanah hanya dipergunakan untuk mendaftar satu hak atas tanah. Dan tiap-tiap hak atas tanah yang sudah dibukukan tersebut diberi nomor urut menurut macam haknya.

Tahap 3: Penerbitan Sertifikat

Ini adalah tahap terakhir yang harus dilalui, dengan membuat salinan dari buku tanah atas hak-hak atas tanah yang telah dibukukan. Salinan buku tanah itu beserta dengan surat ukur dan gambar situasinya kemudian dijahit atau dikumpulkan menjadi satu dengan kertas sampul yang telah ditentukan pemerintah, dan hasil akhir itulah yang kemudian disebut dengan sertifikat, dan sertifikat ini diserahkan kepada pemohonnya. Dengan selesainya proses ini, maka selesailah sertifikat bukti hak atas tanah yang kita mohonkan.

Langkah efektif agar semua tahap yang sudah di jelaskan di atas, maka pemohon harus dituntut aktif dan rajin mengurus permohonannya itu. Hal ini, juga untuk memastikan semua kelengkapannya dan juga untuk mengetahui segala kekurangan persyaratan bila mungkin ada. 

Ketelatenan dalam mengurus kelengkapan dari syarat syarat ini akan sangat berpengaruh terhadap cepat atau lambatnya penerbitan sertifikat. Maka komunikasi yang aktif harus dilakukan oleh pemohon kepada petugas di Badan Pertanahan untuk mengetahui progres pengurusan atau penerbitan sertifikatnya.